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Mitarbeiter:in im Office Management (m/w/d) - Job Köln, Köln - Karriere bei der affinis

Mitarbeiter:in im Office Management (m/w/d)

In einer disruptiven und komplexen Welt unterstützen wir als affinis unsere Kunden seit mehr als 20 Jahren dabei, genau die Entscheidungen zu treffen, die sie nach vorne bringen. Das schaffen wir nur mit unserer hochqualifizierten und kreativen Mannschaft. Das Wissen, die Erfahrung und die Leidenschaft unserer Mannschaftsmitglieder ist die Grundlage für den Erfolg unserer Kundenprojekte.

Unsere Kunden sind große und mittlere Unternehmen in ganz Deutschland, mit denen wir meist langjährig und partnerschaftlich zusammenarbeiten. Vielleicht bald auch mit Dir!

Deine Aufgaben

  • Du bist verantwortlich für den Empfang und repräsentierst als erste Kontaktperson die affinis.
  • Du übernimmst die Betreuung von Besucher:innen.
  • Du kümmerst Dich eigenverantwortlich um alle Paketanlieferungen sowie die jeweilige Zuordnung und bearbeitest die Ein- und Ausgangspost.
  • Du bedienst eigenständig die Telefonzentrale.
  • Du kümmerst Dich um die Terminplanung, -koordination und -überwachung.
  • Du verwaltest die Meetingräume und bereitest diese für Besucher:innen vor.
  • Du agierst als Ansprechpartner:in für den Bereich Arbeitsschutz.
  • Du behältst das Materiallager im Blick und kümmerst dich selbstständig um die Beschaffung des Büromaterials.
  • Du wirkst an der Planung von Mitarbeiterveranstaltungen mit.
  • Du unterstützt den Bereich teilweise in der Vorstandsassistenz.
  • Zudem unterstützt Du administrative und organisatorische Aufgaben und Projekte innerhalb des Teams.

Das bringst Du mit

  • Du hast eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen oder verfügst über entsprechende Berufserfahrung.
  • Du bist sicher im Umgang mit Microsoft Office.
  • Du überzeugst durch ein professionelles, freundliches Auftreten und Durchsetzungsvermögen.
  • Du bist eine offene Persönlichkeit und kannst mit Empathie auf Dein Gegenüber eingehen.
  • Du kannst Dich und Deine Arbeit gut und selbstständig organisieren, bist zuverlässig und zählst Flexibilität und Belastbarkeit zu deinen Stärken.
  • Du sprichst fließend Deutsch und verfügst über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, verbal als auch schriftlich.

Werde Teil unserer Mannschaft, denn

  • Der Start in einem neuen Unternehmen ist begleitet von einer Flut neuer Eindrücke. Mit einem gemeinsamen Onboarding aller neuen Kolleg:innen und Deinem persönlichen Paten oder Deiner persönlichen Patin möchten wir Dir den Einstieg so einfach wie möglich machen.
  • Deine persönliche Weiterentwicklung bringt uns als Team voran. Deshalb können Mitarbeitende bei uns zusätzlich zu positionsbezogenen Weiterbildungen und Zertifizierungen pro Jahr eine karrierebezogene Weiterbildung der eigenen Wahl absolvieren.
  • Damit jede:r affinis Mitarbeitende weiß, wohin die persönliche Reise bei uns führt, setzen wir auf Rollen- und Entwicklungspfade. Gemeinsam mit Deiner Führungskraft legst Du Deine individuellen Entwicklungsziele fest.
  • Unser gesammeltes Wissen teilen wir in unseren regelmäßigen affinisTALKS – unser eigenes Konferenzformat, bei dem die Themen von Kolleg:innen selbst bestimmt und dann der Mannschaft vorgestellt werden.
  • Wir setzen auf kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien, damit aus guten Ideen keine Konzepte für die Schublade werden.
  • Unsere Events gehen auf's Haus: Ob monatliche Afterworktermine, unser Sommerfest oder die Weihnachtsfeier, zu allem bist Du herzlich eingeladen!
  • Wir geben Dir den Freiraum, den Du brauchst: Wenn es mit Deinen Terminen vereinbar ist, arbeite gerne wann und von wo Du möchtest – von zuhause oder zeitweise auch remote.
  • Wir legen Wert darauf, dass Du stets gut erholt bist: Bei uns bekommst Du 30 Tage Jahresurlaub.
  • Vermögenswirksame Leistungen und Firmenfitness sind für uns selbstverständlich.

Dein Weg zu uns

Die Aufgaben klingen spannend und Du möchtest ein Teil unserer Mannschaft werden? Dann freuen wir uns über Deine Bewerbung über unser Online-Formular mit Deinem Lebenslauf. Statt eines klassischen Anschreibens, beantworte uns doch einfach gerne die folgenden Fragen:

  1. Warum begeistert Dich dieser Job?
  2. Warum Du?
Submit application

Wir navigieren unsere Kunden in die digitale Zukunft: Mit unseren technologischen Kompetenzen in SAP, Microsoft und Business Intelligence sowie unserem tiefen Branchenwissen bieten wir unseren Kunden durchgängige Digitalisierungslösungen, mit denen sie in einer Welt des ständigen Wandels ihren Kurs halten können.

Dazu setzen wir auf eine starke Unternehmensgruppe: Unsere hundertprozentigen Tochtergesellschaften INFORMATION WORKS und Collogia ergänzen unser Leistungsportfolio mit ihrem tiefen Spezial-Know-how und ihrer Beratungsexpertise.

Gemeinsam schaffen wir so Mehrwerte für Kunden in der gesamten Bundesrepublik und im europäischen Ausland.

Uns bei affinis treiben die Begeisterung und Leidenschaft für das an, was wir tun.

Wir wollen, dass Menschen und Unternehmen von und durch IT profitieren. Dafür setzen wir auf kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien, damit aus guten Ideen keine Konzepte für die Schublade werden. Jedes unserer Mannschaftmitglieder soll das Beste aus sich herausholen können. Eigenverantwortung steht bei uns deshalb hoch im Kurs.

Doch dabei geht es nicht darum, unsere Kolleg:innen mit ihren Aufgaben allein zu lassen, sondern ihnen den Raum zu geben, eigene Ideen einzubringen und unser Unternehmen mitzugestalten.

Du möchtest Einblicke in die Arbeit bei der affinis-Gruppe bekommen?

Dann schau mal bei unserem #MannschaftsMittwoch vorbei, bei dem immer wieder Kolleg:innen von ihrer Arbeit erzählen!

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